Quy trình thẩm định giá gồm sáu bước: xác định tổng quát về tài sản, mục đích và cơ sở giá trị; lập kế hoạch; khảo sát thực tế và thu thập thông tin; phân tích thông tin; xác định giá trị bằng các cách tiếp cận phù hợp; lập báo cáo, phát hành chứng thư và lưu hồ sơ. Trình tự này được quy định trong tiêu chuẩn thẩm định giá Việt Nam và tương đồng với thông lệ quốc tế; tên gọi từng bước có thể khác nhau giữa các phiên bản văn bản.
Với khách hàng, hiểu quy trình giúp trả lời ba câu hỏi thực tế: vì sao thẩm định không ra kết quả ngay sau buổi khảo sát, mình cần chuẩn bị gì để hồ sơ không bị kéo dài, và lúc nào nên lên tiếng nếu thấy có vấn đề. Lỗi lớn nhất thường xảy ra ở bước đầu tiên — xác định sai tài sản hay mục đích — chứ không phải ở bước tính toán.
Trước bước một: tiếp nhận yêu cầu và hợp đồng dịch vụ
Khi nhận yêu cầu, doanh nghiệp thẩm định phải làm hai việc trước khi nhận lời. Thứ nhất, kiểm tra xung đột lợi ích: doanh nghiệp hay thẩm định viên dự kiến có quan hệ với tài sản, với khách hàng hay với bên sử dụng kết quả khiến mất độc lập không. Thứ hai, đánh giá năng lực: tài sản có thuộc chuyên ngành của thẩm định viên không, có cần thuê chuyên gia kỹ thuật không, dữ liệu thị trường có đủ không. Một doanh nghiệp nghiêm túc sẽ từ chối hồ sơ vượt năng lực thay vì nhận rồi làm qua loa.
Sau đó hai bên ký hợp đồng dịch vụ. Hợp đồng nên ghi rõ: tài sản cụ thể (kèm danh mục nếu nhiều hạng mục), mục đích sử dụng kết quả, người sử dụng kết quả, thời điểm thẩm định dự kiến, cơ sở giá trị, phí và tiến độ thanh toán, thời hạn hoàn thành, nghĩa vụ cung cấp hồ sơ của khách hàng, và cách xử lý nếu thông tin cung cấp sai.
Một điểm quan trọng về độc lập: phí dịch vụ không được gắn với giá trị kết quả theo kiểu "thẩm định ra bao nhiêu thì trả phần trăm trên đó". Phí có thể căn cứ vào quy mô, độ phức tạp tài sản, nhưng không được phụ thuộc vào việc kết quả cao hay thấp. Nếu một bên đề xuất cách tính phí như vậy, đó là dấu hiệu cần dừng lại.
Sáu bước của quy trình và ai làm gì
Bảng dưới tóm tắt từng bước, đầu ra và vai trò của khách hàng. Trên thực tế các bước ba đến năm thường lặp: phân tích phát hiện thiếu thông tin, thẩm định viên quay lại thu thập thêm.
| Bước | Thẩm định viên làm gì | Đầu ra | Khách hàng góp phần |
|---|---|---|---|
| 1. Xác định tổng quát | Làm rõ tài sản, quyền tài sản, mục đích, cơ sở giá trị, thời điểm, giả thiết | Phạm vi công việc thống nhất | Nói rõ mục đích, ai dùng kết quả, tài sản gồm những gì |
| 2. Lập kế hoạch | Xác định dữ liệu cần, nguồn, lịch khảo sát, chuyên gia phối hợp, tiến độ | Kế hoạch thực hiện | Xác nhận lịch, người dẫn khảo sát |
| 3. Khảo sát, thu thập | Khảo sát hiện trạng, chụp ảnh, đo đạc; thu thập giao dịch so sánh, quy hoạch, thông tin kinh tế | Hồ sơ dữ liệu, biên bản khảo sát | Cung cấp giấy tờ, mở cửa tiếp cận toàn bộ tài sản |
| 4. Phân tích | Đánh giá thị trường, xác định sử dụng tốt nhất, sàng lọc dữ liệu | Nhận định về thị trường và tài sản | Bổ sung thông tin khi được hỏi |
| 5. Xác định giá trị | Áp dụng các cách tiếp cận, điều chỉnh, đối chiếu kết quả | Kết quả thẩm định có lập luận | Không can thiệp vào kết quả |
| 6. Báo cáo, chứng thư, lưu hồ sơ | Viết báo cáo, soát xét nội bộ, phát hành chứng thư, lưu hồ sơ | Chứng thư và báo cáo | Đọc, đối chiếu thông tin, đề nghị giải trình nếu cần |
Bước một và bước sáu là hai điểm khách hàng có ảnh hưởng lớn nhất một cách chính đáng: nói đúng mục đích ở đầu và đọc kỹ ở cuối. Can thiệp ở bước năm, dưới bất kỳ hình thức nào, là chỗ chính đáng biến thành sai phạm.
Khảo sát và thu thập thông tin: khách hàng nên chuẩn bị gì
Phần lớn hồ sơ bị chậm vì thiếu giấy tờ hoặc không tiếp cận được tài sản. Danh mục chung dưới đây giúp bạn chuẩn bị trước; doanh nghiệp thẩm định sẽ yêu cầu thêm tuỳ loại tài sản:
- Giấy tờ pháp lý: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và tài sản gắn liền; hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê đất; giấy đăng ký xe, máy móc nếu có.
- Hồ sơ kỹ thuật: giấy phép xây dựng, bản vẽ hoàn công; với máy móc: hoá đơn, tờ khai nhập khẩu, catalogue, nhật ký bảo dưỡng.
- Thông tin khai thác: hợp đồng cho thuê đang hiệu lực, doanh thu và chi phí vận hành nếu tài sản tạo thu nhập.
- Thông tin hạn chế quyền: tài sản có đang thế chấp, bị kê biên, có tranh chấp, nằm trong quy hoạch thu hồi hay không — nói thật từ đầu tốt hơn để thẩm định viên tự phát hiện.
- Thay đổi chưa cập nhật: phần cơi nới, cải tạo, máy đã thanh lý nhưng còn trên sổ sách.
- Người dẫn khảo sát: người nắm rõ tài sản, có quyền mở các khu vực, trả lời được câu hỏi kỹ thuật.
Với tài sản là bất động sản, thẩm định viên sẽ đi xem cả khu vực xung quanh, không chỉ trong nhà: hẻm rộng bao nhiêu, có ngập không, tiện ích gần đó, mật độ giao dịch. Đó là thông tin không giấy tờ nào thay được, và là lý do khảo sát thực địa gần như bắt buộc với tài sản hữu hình.
Phân tích và xác định giá trị: vì sao không ra kết quả ngay
Sau khảo sát, thẩm định viên chưa có con số. Họ có một tập dữ liệu thô: vài chục tin rao, một số giao dịch nghe được, vài thông tin quy hoạch, giá vật liệu xây dựng, tình trạng công trình. Bước phân tích là sàng lọc: giao dịch nào là thật, tin rao nào đã quá cũ, giao dịch nào có quan hệ đặc biệt cần loại, thị trường đang lên hay xuống, tài sản nên được đánh giá theo cách sử dụng nào.
Bước xác định giá trị dùng một hoặc nhiều trong ba cách tiếp cận. Cách tiếp cận thị trường so với các tài sản tương đồng đã giao dịch rồi điều chỉnh khác biệt. Cách tiếp cận chi phí tính chi phí tạo lại tài sản trừ hao mòn, cộng giá trị đất nếu có. Cách tiếp cận thu nhập quy đổi dòng tiền tương lai mà tài sản tạo ra về hiện tại. Mỗi cách trả lời câu hỏi theo một góc người mua khác nhau và có điểm yếu riêng khi dữ liệu kém.
Khi dùng nhiều cách, thẩm định viên phải đối chiếu: nếu kết quả gần nhau, độ tin cậy tăng; nếu chênh lớn, phải tìm nguyên nhân và chọn cách phù hợp nhất với loại tài sản và chất lượng dữ liệu, chứ không lấy trung bình cộng cho tiện. Phần lập luận này mới là thứ tốn thời gian, và là thứ bạn nên đọc kỹ nhất trong báo cáo.
Điều gì quyết định thời gian và chi phí thẩm định
Không có biểu phí chung bắt buộc; phí do thoả thuận. Thay vì so con số, hãy hiểu các yếu tố khiến hồ sơ nhanh hay chậm, rẻ hay đắt:
| Yếu tố | Làm hồ sơ nhanh, chi phí thấp hơn | Làm hồ sơ lâu, chi phí cao hơn |
|---|---|---|
| Loại tài sản | Căn hộ, nhà phố ở khu vực nhiều giao dịch | Nhà máy, dây chuyền chuyên dùng, tài sản vô hình |
| Số hạng mục | Một tài sản đơn lẻ | Hàng trăm hạng mục máy móc, nhiều thửa đất |
| Hồ sơ pháp lý | Đầy đủ, khớp hiện trạng | Thiếu giấy tờ, sai lệch diện tích, đang tranh chấp |
| Dữ liệu thị trường | Nhiều giao dịch tương đồng gần thời điểm | Ít hoặc không có giao dịch, phải dựng mô hình |
| Vị trí | Gần văn phòng doanh nghiệp thẩm định | Ở xa, phải đi nhiều ngày |
| Mục đích | Tham khảo, tài sản phổ thông | Cổ phần hoá, tranh chấp, báo cáo theo chuẩn quốc tế |
| Chuyên gia phối hợp | Không cần | Cần kỹ sư, chuyên gia địa chất, môi trường |
Nếu một doanh nghiệp báo phí và thời gian thấp bất thường cho tài sản phức tạp, hãy hỏi họ sẽ bỏ bớt bước nào. Câu trả lời thường là khảo sát sơ sài hoặc dữ liệu so sánh lấy từ tin rao.
Sau khi phát hành: lưu hồ sơ, giải trình và thẩm định lại
Quy trình không kết thúc ở lúc giao chứng thư. Doanh nghiệp thẩm định phải lưu trữ hồ sơ trong thời hạn theo quy định, gồm dữ liệu thu thập, ảnh khảo sát, giấy tờ, bảng tính và các bản trao đổi với khách hàng. Hồ sơ này là bằng chứng khi có thanh tra, kiểm tra, hay khi kết quả bị khiếu nại hoặc đưa ra tranh chấp. Một doanh nghiệp không lưu được hồ sơ thì cũng không bảo vệ được kết quả của chính mình.
Khách hàng hoặc người sử dụng kết quả có thể đề nghị giải trình. Thẩm định viên giải thích căn cứ; nếu có thông tin mới chưa được cung cấp trước đó và làm thay đổi căn cứ, doanh nghiệp có thể xem xét điều chỉnh theo quy trình nội bộ, nhưng phải ghi lại lý do. Điều chỉnh vì áp lực mà không có thông tin mới là vi phạm.
Khi chứng thư hết thời hạn hiệu lực, hoặc khi mục đích sử dụng thay đổi, hoặc khi tài sản có biến động đáng kể (cải tạo, hư hỏng, thay đổi quy hoạch), cần thẩm định lại. Thẩm định lại không phải "gia hạn" chứng thư cũ: đó là hồ sơ mới với thời điểm mới, dù có thể kế thừa một phần dữ liệu.
Lỗi thường gặp ở từng bước và cách phòng
Bước một — mô tả tài sản mơ hồ. Ghi "nhà và đất tại địa chỉ X" mà không nói rõ có tính phần xây dựng chưa được cấp phép, phần đất ngoài giấy chứng nhận hay không. Cách phòng: khách hàng và thẩm định viên cùng lập danh mục tài sản, ghi rõ hạng mục nào được tính, hạng mục nào loại trừ.
Bước hai — kế hoạch không tính đến chuyên gia. Thẩm định dây chuyền nhập khẩu mà không có người hiểu kỹ thuật dẫn đến đánh giá tình trạng theo cảm tính. Cách phòng: hỏi ngay từ đầu ai sẽ đánh giá phần kỹ thuật.
Bước ba — dữ liệu so sánh lấy từ tin rao. Tin rao là giá chào, thường cao hơn giá giao dịch và có thể trùng lặp hoặc không còn hiệu lực. Cách phòng: báo cáo phải nói rõ nguồn và mức điều chỉnh cho khoảng cách thương lượng, ưu tiên giao dịch đã xác minh.
Bước bốn — bỏ qua sử dụng tốt nhất. Định giá theo cách chủ đang dùng thay vì cách thị trường sẽ dùng, hoặc ngược lại tính cả tiềm năng mà quy hoạch không cho phép. Cách phòng: yêu cầu báo cáo nêu rõ kết luận về sử dụng tốt nhất và căn cứ.
Bước năm — lấy trung bình các cách tiếp cận. Cộng kết quả ba cách rồi chia ba trông có vẻ khách quan nhưng che giấu việc một cách có dữ liệu kém. Cách phòng: đọc lập luận về trọng số.
Bước sáu — soát xét hình thức. Người soát xét chỉ kiểm chính tả và con dấu. Cách phòng: hỏi doanh nghiệp quy trình soát xét gồm những gì.
Câu hỏi thường gặp
Có thể thẩm định giá mà không cần khảo sát thực địa không?
Với tài sản hữu hình, khảo sát thực địa là bước tiêu chuẩn và gần như luôn cần thiết. Trường hợp không thể khảo sát, ví dụ tài sản đã bị tiêu huỷ hay thẩm định cho một thời điểm trong quá khứ, chứng thư phải nêu rõ hạn chế này và ảnh hưởng của nó đến độ tin cậy kết quả.
Có được thẩm định giá cho một thời điểm trong quá khứ không?
Được, và thường gặp trong tranh chấp, thừa kế hay xác định nghĩa vụ tài chính. Thẩm định viên phải dùng dữ liệu thị trường tại thời điểm đó, không dùng thông tin phát sinh sau, và nêu rõ những khó khăn khi tái dựng tình trạng tài sản trong quá khứ.
Khách hàng có được đi cùng khi khảo sát không?
Nên đi cùng hoặc cử người nắm rõ tài sản đi cùng, để chỉ ranh giới, mở cửa các khu vực và trả lời câu hỏi kỹ thuật. Người đi cùng cung cấp thông tin, nhưng không nên gợi ý giá hay tác động đến nhận định của thẩm định viên.
Nếu phát hiện cung cấp sai thông tin sau khi đã có chứng thư thì sao?
Kết quả dựa trên thông tin sai có thể không còn giá trị. Doanh nghiệp thẩm định thường có điều khoản miễn trừ trách nhiệm khi khách hàng cung cấp thông tin sai. Cách đúng là thông báo ngay, đề nghị xem xét lại hoặc thẩm định lại, thay vì tiếp tục dùng chứng thư.
Ngân hàng tự thẩm định nội bộ có theo quy trình này không?
Định giá nội bộ của ngân hàng theo quy chế riêng của từng ngân hàng, thường có các bước tương tự như khảo sát, so sánh và phê duyệt, nhưng không phải là dịch vụ thẩm định giá theo Luật Giá và không phát hành chứng thư thẩm định giá.