Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam về hàng tồn kho (VAS 02) và chuẩn mực quốc tế tương ứng (IAS 2), hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc; nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì ghi theo giá trị thuần đó. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính trong điều kiện kinh doanh bình thường, trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí cần thiết để bán. Phần chênh khi giá trị thuần thấp hơn giá gốc được lập dự phòng giảm giá.
Nguyên tắc "lấy giá thấp hơn" xuất phát từ tính thận trọng: không ghi nhận tài sản cao hơn số tiền nó có thể mang lại. Nhưng định giá hàng tồn kho không chỉ là chuyện kế toán. Khi doanh nghiệp dùng hàng tồn kho làm tài sản bảo đảm, bán doanh nghiệp, hay thanh lý, câu hỏi chuyển sang: lô hàng này bán được bao nhiêu, trong bao lâu, ở điều kiện nào. Bài này đi qua cả hai góc nhìn.
Giá gốc gồm những gì
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Với hàng mua về để bán, chi phí mua gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua, trừ đi chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng.
Với hàng tự sản xuất, chi phí chế biến gồm nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp và phần chi phí sản xuất chung được phân bổ. Điểm hay bị hiểu sai: chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ theo công suất bình thường, không theo sản lượng thực tế. Khi nhà máy chạy dưới công suất, phần chi phí cố định không phân bổ hết phải ghi vào chi phí trong kỳ chứ không được dồn vào giá gốc hàng tồn kho. Quy tắc này ngăn doanh nghiệp "giấu" chi phí của việc nhà máy chạy không hết công suất vào kho hàng.
Những khoản không được tính vào giá gốc gồm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bảo quản sau khi hàng đã nhập kho (trừ khi cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo), và phần hao hụt bất thường của nguyên vật liệu, nhân công. Hiểu đúng giá gốc là điều kiện để so sánh có ý nghĩa với giá trị thuần có thể thực hiện được.
Các phương pháp tính giá xuất kho và tác động
Khi cùng một mặt hàng được nhập vào nhiều lần với đơn giá khác nhau, doanh nghiệp phải chọn phương pháp tính giá trị hàng xuất kho và hàng còn lại. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành ở Việt Nam, phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) không còn được áp dụng; IAS 2 cũng không cho phép phương pháp này.
| Phương pháp | Cách tính | Khi giá đầu vào đang tăng | Phù hợp với |
|---|---|---|---|
| Thực tế đích danh | Theo đúng giá của từng lô, từng món | Phản ánh chính xác từng món | Hàng giá trị cao, nhận diện được từng chiếc: ô tô, trang sức, máy móc |
| Bình quân gia quyền | Giá trung bình theo kỳ hoặc sau mỗi lần nhập | Giá vốn và tồn kho ở mức giữa | Hàng đồng nhất, nhập nhiều lần |
| Nhập trước xuất trước (FIFO) | Hàng nhập trước được coi là xuất trước | Tồn kho gần giá mới, giá vốn theo giá cũ thấp hơn, lợi nhuận cao hơn | Hàng có hạn dùng, hàng luân chuyển theo lô |
Ví dụ giả định: một cửa hàng nhập 100 đơn vị hàng giá 10, sau đó nhập thêm 100 đơn vị giá 12, rồi bán 100 đơn vị. Theo FIFO, giá vốn hàng bán là 1.000 và hàng còn lại trị giá 1.200. Theo bình quân gia quyền cuối kỳ, giá bình quân là 11, giá vốn 1.100 và tồn kho 1.100. Cùng một thực tế kinh doanh nhưng lợi nhuận và giá trị tồn kho báo cáo khác nhau, nên khi so sánh hai doanh nghiệp phải biết họ dùng phương pháp nào.
Giá trị thuần có thể thực hiện được: tính thế nào
Công thức gốc đơn giản: giá trị thuần có thể thực hiện được = giá bán ước tính − chi phí ước tính để hoàn thành − chi phí ước tính cần thiết để bán. Cái khó nằm ở chữ "ước tính". Giá bán phải là giá có thể đạt được trong điều kiện kinh doanh bình thường tại thời điểm lập báo cáo, dựa trên bằng chứng đáng tin cậy như giá bán gần đây, đơn đặt hàng đã ký, bảng giá hiện hành, chứ không phải giá kỳ vọng. Các biến động giá sau ngày kết thúc kỳ chỉ được xét nếu chúng xác nhận điều kiện đã tồn tại vào cuối kỳ.
Việc đánh giá được thực hiện theo từng mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng tương tự, không được bù trừ cả kho. Một mặt hàng lãi lớn không được dùng để che một mặt hàng phải giảm giá. Hàng tồn kho dùng để thực hiện hợp đồng bán đã ký có giá cố định thì giá trị thuần được tính theo giá hợp đồng.
Với nguyên vật liệu dự trữ để sản xuất, nguyên tắc có một điểm tinh tế: không ghi giảm nguyên vật liệu xuống dưới giá gốc nếu thành phẩm làm ra từ chúng vẫn bán được bằng hoặc cao hơn giá thành. Chỉ khi giá nguyên vật liệu giảm kéo theo giá thành phẩm thấp hơn giá thành thì mới ghi giảm, và lúc đó giá thay thế của nguyên vật liệu có thể được dùng làm thước đo.
Khi nào hàng tồn kho bị giảm giá trị
Các dấu hiệu phải xem xét lập dự phòng, thường được kiểm toán viên hỏi đầu tiên:
- Hàng chậm luân chuyển: tồn quá lâu so với vòng quay bình thường của ngành hàng; báo cáo tuổi hàng tồn kho là công cụ cơ bản để phát hiện.
- Lỗi mốt, lỗi thời: thời trang qua mùa, điện tử khi mẫu mới ra đời, bao bì đổi nhận diện.
- Hư hỏng, giảm chất lượng: ẩm mốc, quá hạn hoặc cận hạn sử dụng, bảo quản sai cách.
- Giá thị trường giảm: hàng hoá có giá biến động theo thị trường chung như nông sản, thép, nhựa nguyên liệu.
- Chi phí hoàn thành hoặc chi phí bán tăng: phải giảm giá sâu, tăng chiết khấu đại lý hay chi phí vận chuyển để tiêu thụ được.
- Hợp đồng bán lỗ: đã cam kết bán với giá thấp hơn giá gốc.
Mức trích lập và thủ tục tính vào chi phí được trừ khi tính thuế có quy định riêng của Bộ Tài chính; doanh nghiệp cần kiểm văn bản hiện hành và trao đổi với kế toán, kiểm toán. Khi các điều kiện gây giảm giá không còn, dự phòng được hoàn nhập trong giới hạn đã lập.
Định giá hàng tồn kho khi thế chấp, mua bán doanh nghiệp hoặc thanh lý
Khi hàng tồn kho làm tài sản bảo đảm, ngân hàng không dừng ở giá trị trên sổ. Họ hỏi lô hàng có thể bán được bao nhiêu nếu phải xử lý. Câu trả lời phụ thuộc mạnh vào loại hàng: hàng hoá tiêu chuẩn có thị trường rộng như gạo, cà phê nhân, thép cuộn có thể bán gần giá thị trường trừ chi phí; bán thành phẩm, hàng đặt riêng theo đơn của một khách, hàng có thương hiệu bị ràng buộc phân phối thì giá trị thanh lý thấp hơn nhiều. Thẩm định viên thường phân biệt giá trị thanh lý có trật tự, khi có thời gian hợp lý để tìm người mua, và giá trị thanh lý bắt buộc, khi phải bán gấp.
Hàng tồn kho luân chuyển, tức số lượng và chủng loại thay đổi liên tục, đặt ra thách thức kiểm soát: ngân hàng thường yêu cầu báo cáo tồn kho định kỳ, kiểm kê đột xuất, và quy định mức tồn tối thiểu. Định giá lúc cấp hạn mức chỉ đúng vào thời điểm đó; giá trị bảo đảm thực tế thay đổi theo từng ngày bán hàng.
Trong mua bán doanh nghiệp, hàng tồn kho là một trong những khoản hay bị điều chỉnh khi rà soát. Bên mua kiểm kê thực tế, đối chiếu tuổi hàng, đánh giá lại hàng chậm luân chuyển và lỗi mốt chưa được lập dự phòng đầy đủ. Giá trị sổ sách cao bất thường so với doanh thu, hoặc vòng quay hàng tồn kho giảm dần qua các năm, là tín hiệu cần đào sâu.
Ví dụ giả định: lập dự phòng cho một lô hàng thời trang
Ví dụ giả định, chỉ minh hoạ cách tính. Một công ty thời trang cuối năm còn 2.000 sản phẩm mùa trước, giá gốc 150 mỗi sản phẩm, tổng 300.000. Mùa đã qua, giá bán lẻ ban đầu là 350 nhưng kinh nghiệm cho thấy hàng qua mùa chỉ bán được qua kênh giảm giá ở mức khoảng 160, với chi phí bán hàng, chiết khấu kênh và vận chuyển khoảng 30 mỗi sản phẩm.
Giá trị thuần có thể thực hiện được là 160 − 30 = 130 mỗi sản phẩm, thấp hơn giá gốc 150. Chênh lệch 20 mỗi sản phẩm, nhân 2.000 sản phẩm ra 40.000 là khoản dự phòng cần lập. Hàng tồn kho trên báo cáo tài chính được trình bày ở mức 260.000. Nếu thực tế có 300 sản phẩm bị lỗi không bán được, phần đó phải đánh giá riêng với giá trị thuần gần bằng không.
Ví dụ cho thấy hai điều. Thứ nhất, căn cứ để ước giá bán phải là bằng chứng về kênh tiêu thụ thực tế, không phải giá niêm yết ban đầu. Thứ hai, đánh giá theo từng nhóm hàng: nếu cùng kho có dòng sản phẩm mới bán rất chạy, lãi của dòng đó không được dùng để bù khoản giảm giá của hàng qua mùa.
Hiểu lầm phổ biến về giá trị hàng tồn kho
"Hàng còn nguyên đai nguyên kiện thì giữ nguyên giá trị." Tình trạng vật lý chỉ là một phần. Một lô điện thoại còn nguyên hộp nhưng đã có hai thế hệ mới ra đời có giá trị thuần thấp hơn nhiều so với giá gốc. Giá trị hàng tồn kho phụ thuộc vào thị trường tiêu thụ tại thời điểm đánh giá, không phụ thuộc vào việc hàng có được bóc ra hay chưa.
"Lập dự phòng là làm xấu báo cáo, nên lập càng ít càng tốt." Dự phòng không làm mất tiền; nó ghi nhận sớm một khoản lỗ đã xảy ra về kinh tế. Doanh nghiệp né lập dự phòng sẽ phải ghi nhận khoản lỗ lớn hơn khi thanh lý, đồng thời làm người đọc báo cáo, ngân hàng và nhà đầu tư đánh giá sai sức khoẻ tài chính. Kiểm toán viên và bên mua trong thương vụ mua bán doanh nghiệp đều sẽ điều chỉnh lại.
"Giá trị sổ sách hàng tồn kho là số ngân hàng sẽ cho vay." Ngân hàng cấp tín dụng dựa trên giá trị có thể thu hồi khi xử lý, sau khi áp tỷ lệ an toàn tuỳ loại hàng. Hàng đặc thù, bán thành phẩm, hàng dễ hỏng thường chỉ được tính một phần nhỏ giá trị sổ sách, có khi không được nhận làm tài sản bảo đảm.
"Vòng quay chậm chỉ là vấn đề vận hành." Vòng quay chậm vừa làm đọng vốn vừa là chỉ báo sớm của suy giảm giá trị. Hàng nằm kho càng lâu càng có xác suất lỗi mốt, hư hỏng và phải bán giảm giá, nên báo cáo tuổi hàng nên được đọc cùng lúc với báo cáo dự phòng.
Câu hỏi thường gặp
Giá trị thuần có thể thực hiện được khác giá trị hợp lý thế nào?
Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá trị đặc thù cho chính doanh nghiệp, dựa trên giá họ có thể bán trong kinh doanh bình thường trừ chi phí. Giá trị hợp lý là mức giá giữa các bên tham gia thị trường tại ngày đo lường. Hai con số có thể khác nhau, nhất là khi doanh nghiệp có kênh bán riêng hoặc hợp đồng đã ký.
Doanh nghiệp có được đổi phương pháp tính giá xuất kho không?
Về nguyên tắc, phương pháp đã chọn phải áp dụng nhất quán qua các kỳ. Việc thay đổi chỉ hợp lý khi phương pháp mới cung cấp thông tin đáng tin cậy và phù hợp hơn, và phải trình bày ảnh hưởng của thay đổi trên báo cáo tài chính. Nên trao đổi với kiểm toán viên trước khi thay đổi.
Hàng tồn kho bằng không có phải là quản trị tốt?
Không hẳn. Tồn kho thấp giảm vốn đọng và rủi ro lỗi mốt, nhưng tăng rủi ro thiếu hàng, gián đoạn sản xuất khi chuỗi cung ứng gặp sự cố. Mức tồn kho phù hợp phụ thuộc vào biến động nhu cầu, thời gian giao hàng của nhà cung cấp và chi phí thiếu hàng của từng ngành.
Kiểm toán viên kiểm tra giá trị hàng tồn kho thế nào?
Họ thường chứng kiến kiểm kê cuối kỳ, kiểm tra chứng từ mua để xác nhận giá gốc, chọn mẫu đối chiếu giá bán sau ngày kết thúc kỳ để đánh giá giá trị thuần, xem báo cáo tuổi hàng và hỏi về hàng chậm luân chuyển, hư hỏng. Khoản dự phòng thiếu là phát hiện kiểm toán khá phổ biến.
Ngân hàng định giá hàng tồn kho luân chuyển dựa trên con số nào?
Thường dựa trên báo cáo tồn kho định kỳ, giá trị sổ sách và giá thị trường của hàng hoá, rồi áp tỷ lệ cấp tín dụng thận trọng tuỳ loại hàng. Hàng tiêu chuẩn dễ bán được áp tỷ lệ cao hơn hàng đặc thù. Ngân hàng cũng kiểm tra định kỳ để bảo đảm số lượng thực tế không thấp hơn mức cam kết.